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Membros e servidores da Defensoria participam de workshop sobre Gerenciamento de Processos

A capacitação, realizada na última quinta-feira (27) na Escola de Contas, faz parte de um trabalho de aprimoramento contínuo da gestão dos processos administrativos da Instituição
Alexandre Guimarães | Assessoria de Imprensa/DPMT

Regina Doy, coordenadora do Escritório de Gerenciamento de Processos (EGProcess) da Secretaria de Planejamento e Gestão do Estado, ministrou o workshop aos membros e servidores da Defensoria. - Foto por: Bruno Cidade/DPMT
Regina Doy, coordenadora do Escritório de Gerenciamento de Processos (EGProcess) da Secretaria de Planejamento e Gestão do Estado, ministrou o workshop aos membros e servidores da Defensoria.
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Na última quinta-feira (27), servidores da Defensoria Pública de Mato Grosso participaram de um workshop sobre Cadeia de Valor e Gestão de Processos na Escola de Contas do Tribunal de Contas do Estado (TCE-MT).

O evento foi conduzido por Regina Akiko Imada Doy, coordenadora do Escritório de Gerenciamento de Processos (EGProcess) da Secretaria de Planejamento e Gestão do Estado, com o apoio da servidora Débora Pinheiro.

“O workshop foi muito importante para que a Defensoria Pública possa avançar na construção de um planejamento estratégico que efetivamente seja implementado em nossa Instituição”, afirmou Maria Luziane Ribeiro, secretária executiva da DPMT.

A ideia surgiu quando a Instituição detectou a necessidade de mapear os seus processos administrativos e avançar em direção à gestão de processos por meio da Unidade de Apoio à Gestão Estratégica (UAGE). A Defensoria buscou a colaboração do Escritório de Gerenciamento de Processos (EGProcess), da Secretaria de Planejamento e Gestão do Estado, tendo em vista a expertise do órgão nessa área. Como fruto dessa aproximação, o EGProcess ofertou o workshop.

Cadeia de Valor - O objetivo do workshop foi iniciar o desenho da Cadeira de Valor da Defensoria e identificar os macroprocessos da Instituição com o intuito de mapeá-los e ilustrá-los em fluxogramas, além de conscientizar os servidores da Defensoria quanto à importância deste instrumento e, com isso, mobilizar a equipe para a realização dos trabalhos.

Participaram do evento representantes das áreas meio, finalística e gerencial, aqueles que lidam com a definição dos processos e macroprocessos no seu dia a dia, incluindo defensores, conselheiros, membros da Administração Superior, coordenadores, assessores jurídicos e servidores.

Para o servidor Patrício Alves Costa, que exerce o cargo de analista economista, o workshop foi de grande importância para a Defensoria. “Marca o início da internalização da gestão por processos na Instituição. Com a adoção dos instrumentos abordados, a Defensoria aperfeiçoará suas rotinas de trabalho, o que trará ganhos para todos, mas especialmente para o assistido”, disse.

 “A Cadeia de Valor consiste, a grosso modo, em uma foto da Instituição sob o prisma dos processos. Esta representação oferece uma visão sistêmica dos macroprocessos organizacionais, com seus encadeamentos, fluxos de informações, produtos e atividades”, explicou.

Manhã e tarde - O evento aconteceu em dois períodos. Pela manhã, ocorreu a abertura com a palavra da secretária executiva da Administração Superior, Maria Luziane Ribeiro, que destacou a importância de, no cenário atual, adotar práticas que permitam fazer mais com menos, tendo sempre em vista a qualidade do serviço entregue ao cidadão.

“A construção da cadeia de valor e a definição de nossos processos nos obriga a analisar melhor os processos, evitando retrabalho e encurtando o andamento. Isso proporciona, sem dúvida alguma, um melhor resultado para nossos clientes, que são os nossos assistidos, nossa razão de existir”, atestou a defensora.

Logo após, houve uma apresentação teórica-conceitual, que sustentou a elaboração dos trabalhos do período da tarde. A partir disso, foram definidos os macroprocessos e os processos da Instituição, os quais serão refinados para posterior validação pela Administração Superior.

“Alinhada à identidade organizacional e ao planejamento estratégico, a gestão por processos se inicia com a construção da Cadeia de Valor da Instituição e culminará no mapeamento de todos os processos administrativos da Defensoria”, comentou o analista.

Cronograma - Os trabalhos serão realizados por representantes das áreas meio, finalística e gerencial, sob a coordenação da Unidade de Apoio à Gestão Estratégica. Como a gestão por processos é dinâmica, a Cadeia de Valor poderá sofrer alterações para representar de forma mais fiel a realidade da organização durante os trabalhos de melhoria contínua dos processos. Segundo a UAGE, o cronograma para a realização das próximas reuniões e oficinas com os setores será divulgado até o fim de julho.

“O foco do trabalho é justamente agregar em cada etapa dos processos mais valor ao produto que entregamos à sociedade”, esclareceu Costa.