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Defensoria realiza reunião para alinhar ações de mapeamento de processos

A Unidade de Apoio à Gestão Estratégica (UAGE) e a secretária executiva da Instituição, Maria Luziane Ribeiro, orientaram os coordenadores de cada setor sobre o projeto de mapeamento de processos da Defensoria
Alexandre Guimarães | Assessoria de Imprensa/DPMT

Coordenadores e gerentes de cada setor da sede da Defensoria receberam orientações sobre as ações de mapeamento de processos da Instituição. - Foto por: Alexandre Guimarães/DPMT
Coordenadores e gerentes de cada setor da sede da Defensoria receberam orientações sobre as ações de mapeamento de processos da Instituição.
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Em reunião realizada na última quarta-feira (24), às 14h30, na sede da Defensoria Pública, a Unidade de Apoio à Gestão Estratégica (UAGE) e a secretária executiva da Instituição, Maria Luziane Ribeiro, passaram orientações aos coordenadores de cada setor para dar continuidade às ações de mapeamento de processos.

“Essa primeira reunião foi para um alinhamento de informações, para que todos ficassem cientes do trabalho que está sendo realizado. O próximo passo é fazer reuniões com os setores, com as coordenações e gerências, com as informações pertinentes aos processos de trabalho que elas desempenham”, explicou Francisca Girão, economista e coordenadora do projeto.

“A ideia é fazer com que haja uma visualização melhor daquilo que é executado pela Defensoria com o objetivo de melhorar os processos de trabalho interno. Os gestores de cada setor vão subsidiar a UAGE com as informações daquilo que é executado por cada coordenação”, acrescentou.

Segundo Francisca, esse trabalho de mapeamento de processos é a primeira fase do projeto. “Essa Fase 1 é uma etapa de levantamento de informações e desenho dos primeiros rascunhos dos fluxogramas para, então, a gente verificar aquilo que pode ser aperfeiçoado”, afirmou.

De acordo com a analista, o mapeamento permite maior celeridade aos processos internos. “Esse trabalho permite uma maior eficiência, uma vez que você enxerga procedimentos que podem estar sendo feitos de forma repetida e consegue provocar um fluxo mais dinâmico. O retrabalho gera um custo para a Instituição. Ter os trabalhos mapeados, em processo de melhoria contínua, é fundamental para reduzir gastos e tempo”, completou.

Primeiramente, por uma questão de logística e capacidade operacional, serão priorizadas a sede e a parte administrativa da Instituição na capital. Posteriormente, numa outra fase, esse trabalho será levado aos Núcleos da Defensoria no interior.

“O objetivo da Defensoria de Mato Grosso é mapear tudo e fazer com que isso esteja atrelado à instrução normativa do Controle Interno justamente para melhorar a gestão e o controle”, concluiu Patrício Alves Costa, analista-economista que atua na UAGE.

Controle Interno - A Defensoria Pública tem uma Coordenadoria de Controle Interno com atuação rigorosa desde 2016. Em 2017, a Instituição definiu o setor como Unidade de Controle Interno, subordinado diretamente ao defensor público-geral, por lei, por orientação do Tribunal de Contas do Estado (TCE-MT).

A reunião deu prosseguimento ao projeto de implementação do sistema de controle interno padrão da Defensoria, que contou com a consultoria externa de José Osvaldo Glock, escritor e consultor na área de controle interno. Glock ministrou uma palestra no dia 4 de julho na sede da DPMT.

Após o mapeamento dos processos de cada setor, será elaborada a resolução que definirá o Sistema de Controle Interno (SCI) da Defensoria. Assim que for finalizada, ela será publicada no Diário Oficial.

Objetivos - O mapeamento de processos é o primeiro passo para realizar a gestão de processos, o que permitirá à Instituição:


• Padronizar as rotinas e procedimentos;

 Estabelecer uma linguagem comum;

 Melhorar continuamente os processos;

 Fomentar a inovação e criatividade nas ações de processos;

 Melhorar a qualidade dos resultados, produtos e serviços;

 Reduzir custos e aumentar a produtividade;

 Agilizar o atendimento das demandas;

 Aumentar a satisfação da população atendida (assistidos);

 Identificar gargalos;

 Garantir suporte aos objetivos estratégicos.